Iratok, helyetekre! – 7 módszer, hogy ne utáld annyira az iratrendezést
Ha van, amit utálok az az iratok, számlák, csekkek, különböző dokumentumok rendszerezése. Pedig van belőlük rendesen a háztartásban is, nemcsak az irodában – azt gondolná az ember, hogy a technológia fejlődésével kevesebb papírunk lesz. DE NEM! Éppen ezért, egy modern háziasszonynak vagy háziúrnak ezekkel a praktikákkal is rendelkeznie kell!
1. Jelöld ki a helyét a lakásban!
Az első hiba, amit el lehet követni, az az, hogy több helyre is pakolod a fontos dokumentumokat. Van, amit a konyhában tárolsz, van, amit a nappaliban, van, amit a hálóban! Ez feleslegesen megnehezíti az életedet! Az elején jónak tűnhet, ám egy idő után biztosan el felejted, hogy milyen rendszer szerint tettél valamilyen iratot a konyhában végső nyugovóra, egy másikat pedig a nappaliban. Úgyhogy, ha valamit keresni kell, akkor mind a három helyiséget át kell kutatnod. De hiszen ez rengeteg időbe telik!
Szóval az első lépés mindenképpen az legyen, hogy meghatározod az összes hivatalos dokumentum, számla, jótállás, blokk, szerződés stb. állandó helyét a lakásban. Ideális esetben a dolgozó szoba lesz a szentély, de a nappali is megteszi. Mivel ezek az évek során csak gyűlnek és gyűlnek célszerű egy mappánál nagyobb és átláthatóbb helyet kijelölni ezeknek. Mondjuk több nagy, mély iratfiókot, kartonozó szekrényt, dobozt vagy polcokat. Ha megvan a megfelelő hely, akkor ki kell találnod a megfelelő rendszert.
Kartonozószekrény2. Színkódok
A goodhousekeeping.com javaslata szerint a felcímkézett, színes elválasztólapok segíthetnek navigálni a különböző dokumentumok között. Ilyen elválasztólapokat vagy regisztereket készíthetsz magadnak is, vagy vásárolhatsz is. Ez nemcsak látványra profi, hanem használni is jó lesz, hiszen – ha megfelelően karban van tartva és mindig mindent azonnal a helyére (hát persze ;)) teszel – egyértelműen lerövidíti és egyszerűbbé teszi a kutatást. Igazából nem is kell kutakodni, csak kinyitod a kartonozó fiókot és voilà, minden kéznél lesz!
3. Ha sok az emlék
Igen, megértjük, hogy szentimentális okokból kifolyólag ragaszkodsz az első üzenőfüzetedhez, vagy egy-egy képeslaphoz, de ezek ne a hivatalos iratok között kallódjanak. Maximálisan egyetértünk a goodhousekeeping.com javaslatával: tedd őket a saját helyükre, mondjuk egy kisebb dobozba.
4. A napi dolgoknak is legyen egy helye
Tehát azokat az iratokat, csekkeket és emlékeztetőket, amelyekre a következő napokban szükséged lesz, tedd egy teljesen másik helyre, oda, amit könnyen elérhetsz. Célszerű ezeknek az előszobában találni helyet, hogy akkor is gyorsan a táskába tudd dobni a csekkeket, ha már felhúztad a cipőt. Ja, és ezeket is bizonyos rendszer szerint helyezd el. Pl.: fizetendők, elintézendők, bevásárló listák, meghívók – négy kis mappa, aminek már csak a megfelelő, könnyen elérhető helyet kell megtalálnod.
5. Ami nem kell, dobd ki!
Mi a reklámújságokat már nem hordjuk be a lakásba, és mindent azonnal kidobunk, amire már nincs szükségünk. Ezzel radikálisan csökkentettük annak a lehetőségét, hogy bármi is elvesszen egy kupac papír között, illetve, hogy stócokban halmozódjanak az újságok és iratok az asztal szélén, vagy a szoba egy sarkában. Szóval, ami nem kell, azt dobjuk ki, természetesen szelektíven!
6. Iratpapucsok, iratrendezők, gyűrűs könyvek
GyűrűsmappaA különböző irodaszerek is klassz megoldást jelenthetnek, ha nem tudsz egy teljes szekrényben gondolkodni. Ha egy gyűrűs mappa lesz a végső helye a dokumentumoknak, akkor az egyszerű nyomon követéshez elválasztólapokra, esetleg genothermekre (bugyi:)) lesz szükséged. Esetleg jól jöhet egy lyukasztógép is. Így is mindent le tudsz majd fűzni, de ezeknél is figyelni kell a következetességre. Mindig minden a helyére kerüljön…, hiszen csak így lehet lecsökkenteni a keresési időt. :) Ha nem szeretnél elválasztó lapokat alkalmazni, akkor vegyél több, kisebb gyűrűs mappát, és legyen minden témakörnek egy saját dossziéja.
8. Ha kell egy átmeneti hely
Iratrendezés, to do mappák | Forrás: goodhousekeeping.comNem mindig van időnk mindig mindent a helyére tenni, elolvasni, átgondolni, elvégezni és rendszerezni. Jó is lenne, ha azonnal le tudnánk kezelni minden tennivalónkat. Gondoljunk tehát a dolgos hétköznapokra, és a rohanós időszakokra is, és helyezzünk el egy-két instrukciókkal feliratozott mappát is például a konyhában – hiszen itt sok időt töltünk, és akarva akaratlanul is látni fogjuk az elvégzendő feladatokat. Mire gondolunk? Legyen egy-két könnyen elérhető rekesz, amibe bedobálhatjuk azokat a dolgokat, amikkel nem érünk rá éppen aktuálisan foglalkozni. Nevezzük el ezeket a rekeszeket: „Rendszerezni”; „Válaszolni”, „Receptötlet”, „Elolvasni” , „Befizetni”, „Iskolába vinni” stb.
Reméljük, hogy találtál Te is néhány számodra is hasznos tippet, amit szívesen kipróbálnál. :)
Forrás: goodhousekeeping.com
